Gala Dinner có thể hiểu đơn giản là một chương trình sự kiện kết hợp giữa du lịch hoặc tiệc liên hoan cuối năm với ăn tối. Hình thức này khá phổ biến trong thời gian gần đây. Thường gặp nhất tại các sự kiện gặp mặt, tri ân khách hàng,…
Để tổ chức tốt một Gala Dinner kết hợp giao lưu, văn nghệ và lồng ghép các nội dung quan trọng. Cần lưu ý một số điều quan trọng dưới đây:
Đầu tiên, về khâu chuẩn bị.
Tổ âm thanh, ánh sáng và dàn dựng sân khấu phải hoàn thành trước giờ bắt đầu ít nhất một tiếng. Thực hiện tốt khâu này sẽ giúp cho chương trình mở đầu suôn sẻ và diễn ra xuyên suốt.
Thêm vào đó, cần có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình. Các bộ phận nên được phân chia nhiệm vụ chuyên biệt, cụ thể và rõ ràng, thống nhất với nhau. Tránh trường hợp một người đảm trách quá nhiều nhiệm vụ. Lại có người không thực hiện đúng mảng công việc được giao. Dẫn đến gây lộn xộn những lúc triển khai công việc và khắc phục sự cố.
Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào. Dù là rất nhỏ như chọn bài hát mở đầu cho chương trình, trang trí trên bàn lễ tân… Những việc linh tinh này đều phải được lên danh sách chi tiết và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
Thứ hai là về phần MC.
Khi nhận kịch bản, MC cần trao đổi trực tiếp với ban tổ chức về những góp ý. Sau đó bổ sung cho phù hợp với phong cách diễn đạt cần thiết và thiết yếu. Một số thông tin cần chính xác như: Tên công ty đối tác, tên và chức vụ các vị đại biểu,.. MC cần nhận được bài nói của mình trước vài ngày để tập dượt cho nhuần nhuyễn. Điều này sẽ giúp tăng sự tự tin hơn khi bước lên sâu khấu. 
Thứ ba là về phần nội dung chương trình.
Phía công ty tổ chức sự kiện có thể liên hệ trước với ban lãnh đạo công ty đối tác để làm một cuộc khảo sát nhỏ nhằm lấy ý kiến của tập thể công ty. Xem nguyện vọng của họ là chương trình có những tiết mục gì? Tổ chức như thế nào? Từ đó có thể có thêm nhiều ý tưởng hay và độc đáo để xây dựng chương trình vừa có nội dung gắn liền với hình ảnh của công ty, vừa đáp ứng nhu cầu của mọi người, làm chương trình gắn bó và gần gũi hơn với nhân viên.
Về kế hoạch tổ chức trò chơi
Ngoài cách thực hiện phổ biến hiện nay là ban tổ chức chia đội và tổ chức các trò chơi tính điểm được sắp xếp sẵn về thứ tự và nội dung. Chúng ta còn có thể để khách hàng tự xây dựng trò chơi. Ban tổ chức có nhiệm vụ đưa ra chủ đề, sau đó tiến hành giám sát và hỗ trợ. Sau tất cả sự chuẩn bị kĩ lưỡng và chu đáo, đến thời khắc mở đầu chương trình, muốn khán giả hòa mình vào cuộc chơi và cháy hết mình với chương trình, cần một MC có kĩ năng làm nóng sân khấu.
Và một lưu ý sau cùng, trong khi chương trình đang diễn ra, ban tổ chức không thể thiếu:
Đầu tiên là kịch bản để bám sát nội dung chương trình.
Cuối cùng là bảng danh mục công việc cần làm (checklist) để nắm bắt tình trạng công việc, tránh thiếu sót. Cũng như phải có các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất.
Chúc các bạn có được những buổi tổ chức Gala Dinner thành công tốt đẹp!
